Cost Reduction and Operational Efficiency for Jakson Memorial Hospital Epic Consulting

Client Overview

Jackson Memorial Hospital, part of Jackson Health System, it serves as a major teaching hospital for the University of Miami Miller Scholl of Medicine, with 1,550+ beds and several outpatient facilities, was struggling to maintain operational efficiency and control rising costs associated with its Epic EHR system. The organization aimed to streamline its workflows and improve its revenue cycle without adding additional strain on its budget.

Challenge

Jackson Memorial Hospital faced several key issues:

1. HighAdministrative Costs: A large portion of the budget was allocated to manual administrative tasks, including billing, scheduling, and record 
2. InconsistentData Entry Practices: Staff across departments had varied approaches to data entry, leading to errors and time-intensive corrections, which slowed down workflows and impacted patient 
3. RevenueLeakage: Billing errors and missed charge capture opportunities led to lost revenue, and the inconsistent documentation made compliance audits 
4. ITand Maintenance Costs: The hospital was struggling to keep up with the maintenance costs of Epic while ensuring staff had the training needed to use it 

Solution

Healthbridge Tech Epic consulting team collaborated closely with ABC Medical Center to develop a comprehensive solution that focused on cost reduction and operational efficiency, including:

1. Implementationof Automated Workflows: Our consultants set up automation for common administrative tasks, such as billing, patient registration, and follow-up notifications. This reduced manual workload and improved data 
2. Standardizationof Data Entry Practices: We worked with departments to establish standardized data entry protocols across the system, reducing errors and saving time on  Custom templates were also created within Epic to simplify documentation.
3. RevenueOptimization through Charge Capture: Our team implemented charge capture reviews to ensure that every service provided was documented and billed  We also trained billing staff on using specific Epic modules to better track charges and prevent revenue leakage.
4. ITCost Optimization: We helped Jackson Memorial transition to a scalable cloud- based maintenance model, which allowed them to reduce infrastructure costs while ensuring data  Additionally, we implemented remote training sessions to avoid the high costs associated with in-person training.

Results

The initiatives implemented by Healthbridge Tech Epic consulting team led to the following outcomes:

• AnnualSavings of $1,200,000.00: Through automation and IT cost optimization, Jackson Memorial achieved significant annual savings, allowing the reallocation of funds toward patient care 
• 40%Reduction in Billing Errors: Standardized data entry and charge capture improvements led to fewer billing errors, reducing the time and resources spent on billing corrections and resubmissions.
• 25%Increase in Revenue Capture: Improved charge capture processes ensured accurate billing for all services, leading to a substantial revenue increase and minimizing the revenue leakage that previously impacted the 
• EnhancedStaff Efficiency: Standardization and automation improved workflow efficiency, allowing the administrative staff to handle a larger volume of tasks without the need for additional 

Conclusion

By leveraging Healthbridge Tech Epic consulting services, Jackson memorial was able to achieve significant budget savings and operational efficiencies. The project not only reduced annual expenses by over ($1,200.000.00) one point two million dollars but also enabled the hospital to optimize its revenue cycle and improve data accuracy. This case study highlights how strategic Epic consulting can deliver both immediate cost savings and long-term operational improvements, benefiting healthcare providers and patients alike.